SEMARANG – Lembaga Amil Zakat, Infak, dan Sedekah Muhammadiyah (Lazismu) Wilayah Jawa Tengah terus berupaya memperkuat kapasitas sumber daya manusianya melalui inovasi tata kelola organisasi. Salah satu langkah strategis yang diambil adalah melalui pelaksanaan materi Manajemen Database dalam rangkaian kegiatan Sekolah Amil Fundraising yang bertempat di Hotel Candi Indah, Semarang, pada Selasa (27/01/2026).
Kegiatan ini menghadirkan Manajer Marketing Lazismu Jawa Tengah, Kukuh Tri Wijianto, S.Pd., sebagai pemateri utama. Di hadapan puluhan peserta yang merupakan amil dari berbagai daerah, Kukuh menekankan bahwa di era digital saat ini, data bukan lagi sekadar pelengkap administrasi, melainkan aset strategis yang menentukan arah kebijakan lembaga.
Baca juga : Tingkatkan Kualitas Layanan Amil, Lazismu Jawa Tengah Gandeng BRI Gelar Pelatihan Service Excellence
Data Sebagai Fondasi Pengambilan Keputusan
Dalam paparannya, Kukuh Tri Wijianto menjelaskan secara mendalam mengenai perbedaan mendasar antara data dan informasi. Menurutnya, banyak organisasi yang memiliki tumpukan data namun gagal mengubahnya menjadi sesuatu yang bermakna. Ia merinci proses transformasi tersebut melalui skema: Data – Olah – Analisis – Informasi.
“Data adalah fakta mentah yang belum memiliki makna. Namun, ketika data tersebut telah diolah dan dianalisis dengan baik, ia akan menjadi informasi yang krusial bagi pimpinan untuk mengambil keputusan,” ujar Kukuh saat memberikan materi.
Ia menambahkan bahwa peran data dalam organisasi sangatlah vital. Data yang tertata dengan rapi tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja secara internal, tetapi juga menjadi instrumen penting dalam menjaga dan meningkatkan kepercayaan publik terhadap lembaga zakat.
Urgensi Arsip Digital dan Solusi Problematika Lapangan
Selain manajemen database, sesi ini juga menyoroti pentingnya peralihan dari arsip konvensional ke arsip digital. Kukuh menyebutkan bahwa arsip digital merupakan dokumen elektronik yang berfungsi sebagai bukti kegiatan sekaligus memori kolektif organisasi. Keunggulannya terletak pada kemudahan pencarian, keamanan yang lebih terjamin, serta kemampuan untuk dicadangkan (backup) secara berkala.
Namun, ia juga tidak menampik adanya berbagai kendala yang sering ditemui di lapangan terkait pengelolaan dokumen. Beberapa permasalahan klasik seperti file yang tercecer, data ganda, hingga dokumen yang hilang masih menjadi tantangan besar. “Sering kali laporan lama harus dibuat ulang hanya karena arsip tidak ditemukan. Hal ini terjadi karena belum adanya Standar Operasional Prosedur (SOP), ketiadaan penanggung jawab yang spesifik, serta belum adanya database induk yang terintegrasi,” ungkapnya.
Untuk mengatasi hal tersebut, Kukuh mendorong para amil untuk menerapkan prinsip pengelolaan arsip digital yang baik, yakni lengkap, rapi, mudah diakses, dan aman. Dengan sistem yang terstandar, organisasi akan jauh lebih berdaya karena setiap langkah yang diambil didasarkan pada akurasi informasi.
Penutup dan Harapan
Melalui pelatihan ini, Lazismu Jawa Tengah berharap para peserta dapat mengubah pola pikir mereka terhadap administrasi. Pengelolaan data yang tertib diharapkan dapat menghasilkan output berupa kebijakan yang lebih tepat sasaran bagi para mustahik dan muzakki.
Menutup sesi pemateriannya, Kukuh memberikan pesan kunci kepada seluruh amil yang hadir bahwa kesadaran akan data adalah kunci profesionalisme. Beliau menegaskan bahwa data tidak seharusnya dianggap sebagai beban pekerjaan, dan arsip bukanlah sekadar formalitas belaka. Menurutnya, data yang tertata dengan baik akan menjadikan organisasi semakin berdaya dan mampu memberikan dampak yang lebih luas bagi masyarakat.
Kegiatan Sekolah Amil Fundraising ini diharapkan menjadi momentum bagi Lazismu untuk melakukan standardisasi format database di seluruh tingkat daerah, guna mewujudkan lembaga amil zakat yang modern, transparan, dan akuntabel.